Externaliser ses ressources et sous-traiter donne la possibilité aux entreprises de proposer un service complet à leurs clients, en déléguant certaines tâches aux personnes les mieux placées pour les accomplir (et très souvent, pour moins cher). Le fait que les produits d’Apple soient manufacturés par Foxconn et Samsung est certainement l’un des exemples les plus probants de cette technique. En faisant appel à d’autres entreprises pour fabriquer ses iPhones et ses MacBooks, Apple peut concentrer ses efforts sur le développement de sa marque et ses produits, notamment des logiciels propriétaires.

Les grandes entreprises ne sont pas les seules à externaliser la main d’oeuvre, les petites et moyennes entreprises le font aussi. Ces dix dernières années, les plateformes en ligne spécialisées dans la mise en avant des freelances (comme 99designs) ont rendu ce processus d’autant plus accessible, même pour les toutes petites entreprises.

En tant qu’agence de communication spécialisée dans le digital, vous êtes certainement déjà impliqué d’une manière ou d’une autre dans ce mécanisme: vos clients font appel à vous pour réaliser le travail qu’ils ne peuvent pas ou ne veulent pas faire eux-mêmes en interne. Et, à votre tour, vous faites peut-être également appel à d’autres professionnels pour s’occuper de certains aspects de votre business, en sous-traitant votre comptabilité à un expert par exemple (au lieu d’embaucher un comptable à plein temps).

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La sous-traitance peut s’avérer être le moyen le plus rapide et le plus efficace d’atteindre ses objectifs. Design réalisé par IndraS3hat™

Le concept-même de sous-traitance peut paraître contre-productif au premier abord. Certains auront même l’impression de tricher : après tout, vos clients font appel à vous pour la qualité de votre travail, et non pas pour celle de ceux que vous engagez ! Mais il ne s’agit pas de grappiller un peu d’argent là où vous pouvez; il s’agit plutôt d’une stratégie pragmatique et sophistiquée vous permettant de développer votre entreprise. Externaliser certaines tâches ne veut pas non plus dire abandonner les standards de qualité auxquels vos clients sont attachés. Nombreux sont les indépendants capables de produire un excellent travail, au moins aussi bon que le vôtre.

L’économie de la sous-traitance du design graphique

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Faire appel à un freelance pour réaliser les design dont on a besoin permet de libérer son temps et de le consacrer à d’autres tâches que l’on ne peut pas sous-traiter. Design réalisé par Rom@n.

Le but de tout chef d’entreprise est de développer son agence et de se faire une vraie place sur le marché. Les agences ne sont pas du tout différentes des entreprises, en ce sens-là. Sous-traiter rentre en jeu pour atteindre cet objectif-là, parce que :

  • L’investissement économique requis est moindre en comparaison au recrutement permanent. Travailler avec des freelances offre la possibilité de sous-traiter uniquement lorsqu’on en a besoin, au lieu de payer un employé à plein temps, même quand la charge de travail est faible.
  • Vous gagnez du temps, et le temps, c’est de l’argent. En faisant appel à plusieurs indépendants, vous pouvez avancer sur plusieurs projets simultanément et donc multiplier vos revenus dans la même période de temps.

Voici un scénario réaliste de mise en pratique :

L’entreprise Unicorn Marketing Co. (UMC) est une startup ne comptant qu’une seule personne. Selon ses calculs, elle peut gagner 100 000 dollars supplémentaires en revenus l’année prochaine en proposant à ses clients un service de création de logo et de site web.

Le salaire d’un graphiste à temps plein est d’environ 50 000 dollars par an, et revient à environ 62 000 dollars chaque année à l’employeur. Le revenu supplémentaire anticipé passerait donc de 100 000 dollars à seulement 38 000 dollars.

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UMC est sur le point de prendre son envol et les choix que l’entreprise fera à ses débuts affecteront son développement pour les années à venir. Design réalisé par Cross the Lime.

Embaucher un designer est clairement un atout pour votre entreprise, mais c’est un atout coûteux même si vous avez suffisamment de travail pour l’occuper à plein temps. Si vous n’avez pas assez de commandes pour remplir ses 35-40 heures de travail hebdomadaires, les bénéfices seront vite dépassés par les dépenses. En plus de cela, les compétences du designer que vous avez embauché n’auront pas l’occasion de se développer comme cela aurait été le cas s’il travaillait sur plusieurs projets en freelance.

Mais si UMC embauche ce même freelance à, disons, 40 dollars de l’heure pour 40 heures de travail hebdomadaires, il lui coûte environ 1 600 dollars par semaine, soit 83 000 dollars par an. Gardez bien en tête le fait que les tarifs horaires des graphistes ont tendance à être plus élevés que les tarifs horaires de salariés, puisqu’ils doivent acheter leur propre équipement et payer à la fois leurs propres charges patronales et salariales. Si UMC a besoin d’un graphiste à temps plein, il est plus avantageux de créer un poste permanent au sein de son équipe. Mais si, en tant que petite entreprise, elle n’a pas encore suffisamment de commandes, ce ne sera pas forcément le cas. Tout comme la plupart des startups, les tous premiers besoins graphiques d’UMC ressembleront probablement à quelque chose comme ça :

Semaine 1: 15h de main d’oeuvre nécessaire en design graphique
Semaine 2: 25h de main d’oeuvre nécessaire
Semaine 3: 0h de main d’oeuvre nécessaire
Semaine 4: 50h de main d’oeuvre nécessaire

À 40 dollars de l’heure pour un graphiste freelance, UMC débourse un total de 3 600 dollars pour ce mois de travail. Si elle avait embauché quelqu’un à temps plein, ce même mois lui aurait coûté 6 400 dollars. Rappelez-vous également que le fait de sous-traiter des freelances vous offre une certaine flexibilité, notamment financière. Il est par exemple tout à fait possible d’externaliser vos projets à des travailleurs basés dans des pays où le niveau de vie est beaucoup plus bas que dans le vôtre. Ce qui signifie que ces graphistes-là ont des taux horaires généralement plus bas que ceux auxquels vous êtes habitué. Un budget de 40 dollars de l’heure vous offre des perspectives très différentes selon que vous cherchiez un graphiste freelance en Indonésie ou à New York.

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Lorsque vous sous-traitez, vous n’êtes pas limité géographiquement aux freelances de votre région. Via dimitrisvetsikas1969.

Pourquoi sous-traiter ?

Dans l’exemple ci-dessus, une agence de marketing cherchait à se développer de façon à offrir un service de design graphique à ses clients en plus de son offre marketing. Mais qu’en est-il si vous êtes une agence de design ? Est-il judicieux de sous-traiter dans ce cas également ?

La réponse est oui. Et voilà pourquoi :

Offrir une spécialisation

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Choisissez un freelance qui possède les compétences manquantes à votre équipe. Design réalisé par Handcrafted Graphics

Vous êtes peut-être une excellente agence de design, mais êtes-vous spécialisé dans les designs destinés aux agences immobilières par exemple ? En faisant appel à des graphistes spécialisés dans tel ou tel secteur d’activité, vous mettez toutes les chances de votre côté pour répondre pleinement aux besoins de vos clients. Et cela ne s’arrête pas aux seuls secteurs de niche : si votre client souhaite un design très “technique” par exemple, demandez de l’aide à un graphiste à la pointe des logiciels de CAO.

Parfois, les agences engagent des freelances non pas pour une question de temps, mais pour une question de spécialisation. Vos employés sont peut-être experts dans leur domaine, mais il manque peut-être telle ou telle compétence à votre équipe. Au lieu de leur demander de bricoler quelque chose dans un domaine qu’ils ne maîtrisent pas parfaitement de sorte à accepter le projet de votre client, externalisez vos ressources et faites appel à un graphiste pleinement qualifié pour le job.

Sortir des sentiers battus

Sous-traiter peut également aider votre entreprise à s’implanter sur de nouveaux marchés ou à développer votre offre. Par exemple, si vous êtes spécialisé en design de sites web, faire appel à un groupe de freelances peut vous aider à proposer un service de design print. Cela vous permettra de répondre d’autant mieux aux besoins de vos clients..

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Mettez toutes les chances de votre côté avec un concours de design graphique. Réalisé par Imkakoy

Sous-traiter est un moyen efficace d’apporter de nouvelles idées dans votre travail. Les freelances que vous engagez trouvent leur inspiration hors de votre entreprise et pourront à leur tour inspirer votre équipe. Ils apportent une perspective nouvelle sur tel ou tel projet, et injectent ainsi un peu d’innovation dans les designs que vous proposez à vos clients.

L’une des façons de trouver le designer qui va justement apporter une valeur ajoutée à votre équipe (et non pas lui poser des problèmes) est de lancer un concours de design graphique sur 99designs. Ceci vous permettra de recevoir une grande variété de designs de la part de bon nombre de graphistes. Vous pourrez ensuite choisir le concept (et l’exécution) qui répondra le mieux à votre cahier des charges. Vous pouvez également soumettre votre offre à plusieurs graphistes en privé, passer leur portfolio en revue, puis choisir celui qui vous paraît avoir les meilleurs compétences pour l’exécuter.

S’adapter à une charge de travail variable

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Un graphiste indépendant n’intervient que pour un projet donné. Design réalisé par Nico Strike

Votre agence ne gère pas tout le temps la même quantité de travail. Mais si le fait de sous-traiter à des freelances fait partie de votre business plan, vous pourrez vous adapter sans problème aux fluctuations du volume de projets qui vous sont confiés. Beaucoup de projets? Beaucoup de freelances. Peu de projets? Peu de freelances. Les entreprises se développent rarement de manière constante. Accélérez votre croissance (ou réduisez-là) aux moments opportuns en engageant le nombre de designers dont vous avez besoin, sans avoir à passer par la case recrutement.

Sous-traiter est également un excellent moyen de régler toutes les petites choses qui traînent et qu’on a moins envie de faire (comme un tas de bannières publicitaires à faire, par exemple).

Et bien sûr, sous-traiter vous permet d’aller plus vite, puisque votre équipe peut s’occuper de certains projets pendant que les freelances s’occupent des autres.

Comment sous-traiter le design graphique efficacement

La flexibilité et les économies monétaires qui accompagnent la sous-traitance peuvent être séduisantes, mais ne laissez pas ces aspects-là passer devant la qualité de votre offre. Répondre aux besoins spécifiques de vos clients doit rester votre priorité et vous devez faire en sorte que le fait de faire appel à des graphistes en dehors de votre équipe ne compromette pas cela.

L’une des options qui s’offrent à vous est d’embaucher un graphiste au sein de votre équipe qui sera en charge de gérer les relations avec les freelances. Il est important que cette personne ait de l’expérience dans la sélection de designers, en plus d’avoir de l’expérience en tant que designer. En d’autres termes, cette personne doit savoir créer des concepts pointus, mais aussi modifier des concepts existants (ceux des freelances), tout en maintenant le niveau de qualité et le style que votre entreprise propose à ses clients.

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La technologie permet aujourd’hui de travailler avec des designers du monde entier. Réalisé par BATHI

Si vous êtes encore une petite agence, il se peut que cette personne, ce soit tout simplement vous-même. Vous pouvez trouver de bons graphistes en ligne, notamment par le biais de concours de design. Si vous n’êtes pas sûr de vous en ce qui concerne vos compétences en designs ou votre capacité à sélectionner les bons profils, choisissez quelqu’un en qui vous avez confiance, un directeur artistique, pour remplir ces fonctions. Les services tels que 99designs Pro peuvent également vous aider dans ces démarches, en vous aidant à trouver les meilleurs graphistes pour vos projets.

Vos besoins en matière de design graphique pourraient être très différents dans cinq ans. Et c’est bien normal. D’ici là, vos moyens financiers auront probablement évolués eux aussi et rendront le processus de sous-traitance encore plus simple.

Il se peut aussi que vous excelliez au départ dans l’art de sous-traiter une partie de vos projets et que d’ici cinq ans, vous n’ayez plus le temps de porter autant d’attention à cet aspect de votre business. Il sera alors temps d’embaucher quelqu’un de manière permanente. Quelles que soient les décisions que vous prenez, demandez-vous toujours quels impacts (positifs) elles aurons sur votre entreprise et sur le service que vous offrez à vos clients. S’il s’avère que telle ou telle autre décision ne vous permet pas d’économiser de l’argent, du temps ou ne vous fournit pas des résultats de la qualité escomptée, ce n’est probablement pas une bonne décision.

Les considérations liées à la sous-traitance

Sous-traiter ses besoin en design graphiques peut-être une excellente idée, mais ça n’est pas toujours la meilleure solution non plus… Avant de lancer un concours sur 99designs ou de publier une annonce, prenez le temps d’envisager les points suivants :

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Par designer_work (Julia)
  • Votre budget pour le design. Déterminez ce que vous pouvez vous permettre de dépenser et ce que cela vous coûterait si vous faisiez appel à un freelance.
  • Qui gérera la relation avec les freelances ?
  • Direz-vous à vos clients que vous avez sous-traité le design qu’ils vous ont commandé ? Vous vous direz peut-être qu’ils ont le droit de savoir ou au contraire, qu’ils n’ont pas besoin de le savoir. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à cette question, vous devez déterminer ce qui est le mieux pour votre entreprise. Si vous comptez offrir un service “marque blanche”, assurez-vous que les graphistes avec lesquels vous travaillez soient d’accord avec ce principe. (Les sites comme 99designs vous offrent la possibilité de conclure un accord de confidentialité avec les designers.)
  • Comment comptez-vous faire travailler les freelances ? Avez-vous besoin qu’ils viennent dans vos bureaux à plein temps ou même occasionnellement pendant une certaine période, ou peuvent-ils travailler avec vous à distance ?
  • Comment comptez-vous gérer les conflits, si besoin ? Demandez toujours au graphiste que vous engagez de signer un contrat avant qu’il ne commence à travailler sur votre projet. Ce contrat doit clairement détailler la nature du travail à effectuer, les délais, la rémunération prévue, et la procédure à suivre en cas de conflit. Demandez conseil à un avocat pour créer un contrat légal. Il est également judicieux de bien comprendre les différences entre un employé et un sous-traitant et comment cela se traduit pour vous.

Sous-traiter n’est pas toujours la meilleure solution

Vous arrivez peut-être à la conclusion que la sous-traitance n’est pas la bonne solution pour vous. Si vous pensez que vos besoins en design graphique seront constant et feront intégralement partie de votre offre de services, embaucher quelqu’un à plein temps s’avérera probablement être une meilleure solution. Cela vous permettra certainement d’économiser de l’argent, puisque le volume de travail justifiera le coût d’un salaire. Cela signifie également que vos besoins resteront inchangés d’un mois à l’autre, ce qui n’est pas le cas lorsque l’on fait appel à des designers freelances. Les résultats seront aussi plus homogènes, étant donné que vous connaîtrez peu à peu les forces et les faiblesses de votre équipe et que votre équipe apprendra également à répondre de mieux en mieux aux exigences de votre agence et de vos clients. Enfin, il est beaucoup plus facile de discuter des projets avec un designer que vous connaissez bien et qui est assis à seulement quelques mètres de vous, qu’avec un inconnu résidant à l’autre bout de la planète !

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Intégrer la sous-traitance à son processus de travail pour développer son entreprise. Design réalisé par Gundriveth

D’un autre côté, travailler avec un freelance peut se traduire pour l’entreprise par de grandes économies, de temps et d’argent. Cela vous offre en effet la possibilité d’utiliser vos ressources pour d’autres choses que vous ne pouvez pas sous-traiter. Faire appel à des graphistes indépendants peut aussi se révéler être le début d’une longue et belle relation professionnelle qui pourrait vous valoir des recommandations et même se transformer plus tard en une embauche permanente.

Comme tous les choix que vous aurez à faire dans le but de développer votre agence, déterminer comment vos besoins en design graphique seront pris en charge mérite toute votre attention. Commencez par calculer le coût des différentes options pour mieux comprendre comment le fait de sous-traiter affectera votre entreprise. Servez-vous de ces calculs comme d’un point de départ et non pas comme une fin en soi. Ne faites pas l’erreur de sacrifier la qualité de votre travail pour des questions monétaires, mais ne perdez pas de vue non plus l’aspect financier de votre entreprise. En comprenant bien les tenants et les aboutissants budgétaires de la sous-traitance, il vous sera plus facile de déterminer si c’est une bonne stratégie à adopter pour développer votre business. Posez-vous toujours cette question: “comment cette décision aidera mon agence à produire de meilleurs designs maintenant et à long terme?”

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